Der virtuelle Arbeitsplatz: Wie Teams das Homeoffice agil macht

Microsoft Teams ist der virtuelle Arbeitsplatz für Office 365 und erleichtert im Moment die Zusammenarbeit innerhalb vieler Unternehmen. Denn diese müssen nun kurzfristig einem Großteil ihrer Mitarbeiter eine geeignete Plattform für das Homeoffice bieten. Als Teil des Microsoft Universums sind alle Anwendungen, wie Outlook, Power Point, Word, Excel oder auch Notes, mit der Anwendung verknüpft. Dadurch ergänzt Teams den Arbeitsalltag auf eine sinnvolle Art und Weise und ermöglicht effektives sowie effizientes Arbeiten.

Doch auch Colleagues, Content, Conversation und Collaboration – die 4 C’s der Zusammenarbeit für gut funktionierende Teams – deckt das Tool ideal ab. Daher hat sich auch EPROFESSIONAL dafür entschieden, die gesamte Kommunikation über Microsoft Teams abzudecken – sowohl intern als auch mit Kunden. Für uns haben sich dadurch verschiedene Learnings ergeben.

#Colleagues – unkomplizierter Austausch mit Kollegen und Kunden

Ein Highlight in unserem Büroalltag bei EPROFESSIONAL ist unser täglicher Austausch mit den Kollegen. Homeoffice ist bei uns schon immer ein wichtiger Teil der Arbeitskultur gewesen. Dennoch standen wir noch nie vor der Herausforderung, fast das komplette Unternehmen von zu Hause aus zu steuern. Damit unsere Kommunikationswege kurz bleiben, nutzen wir alle intensiv die Chatfunktion von Teams. Aber diese bietet noch viel mehr, als nur einfaches Unterhalten. So können beispielsweise über die GIF- und Meme-Funktion lustige Gifs geshared oder Memes bzw. Aufkleber mit individuellen Texten selbst erstellt werden. Das hält den Teamspirit auch virtuell am Leben.

So einfach geht’s:

Wählt in einem Chat im Feld zum Verfassen einer Textnachricht den Aufkleber aus und schon könnt ihr aus einer Vielzahl von Memes wählen.

#Content – Inhalte schnell teilen und interaktiv bearbeiten

Der schnelle Flurfunk oder die Absprache mit den Kollegen in der Küchenecke, um ganz nebenbei die Aufgaben zu verteilen, fällt in Zeiten von Corona aus. Trotzdem kann man auch über Microsoft Teams interaktiv Aufgaben für Abteilungen oder Fachteams teilen. Dies geht mithilfe sogenannter Hubs innerhalb der Teams-Funktion. Dort könnt ihr Dokumente ablegen, relevante Infos für alle ersichtlich teilen sowie gezielt Aufgaben durch eine direkte Erwähnungen (@erwähnung) vergeben. Das hilft sehr, die Kommunikationswege trotz rein virtuellem Austausch möglichst kurz zu halten.

#Collaboration – einfache Zusammenarbeit auch in Meetings

Ein agiles Miteinander oder ein kooperativer Austausch ist für alle Unternehmen zurzeit schwierig umzusetzen. Gerade in virtuellen Meetings kann man hier schnell an seine Grenzen stoßen. Um dies einfach zu gestalten, gibt es bei Teams die Möglichkeit den eigenen Bildschirm und damit Präsentationen oder Dokumente mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Darüber hinaus hat sich die „Steuerung anfordern“ bzw. „Steuerung übergeben“ Funktion als besonders nützlich erwiesen. Über diese können alle Teilnehmer während des Meetings auf das Dokument zugreifen und es interaktiv bearbeiten. Zusätzlich könnt ihr die wichtigsten Ergebnisse der Besprechung in den Besprechungsnotizen festhalten.

#Conversation – Austausch über Teams mit vielen Möglichkeiten

Uns allen fehlen die täglichen Meetings und die fröhlichen (manchmal auch müden) Gesichter unserer lieben Kollegen. Doch wer trotzdem den aktiven Austausch mit den Kollegen sucht, muss sich nicht vor unaufgeräumten Arbeits-, Wohn- oder Küchenzimmern fürchten. Es gibt sowohl die Möglichkeit den Hintergrund während eines Videochats weichzuzeichnen oder, ganz neu übrigens, einen von Microsoft zur Verfügung gestellten Hintergrund auszuwählen – unter anderem Strand, Berge oder ein schickes Office.

Wir bei EPROFESSIONAL stärken trotz der räumlichen Distanz den Teamgeist. Durch unseren Austausch über Microsoft Teams lassen wir das Physical Distancing nicht zum Social Distancing werden. Auch mit Kunden, die die Plattform ebenfalls nutzen, sind wir noch enger zusammengerückt. Wöchentliche Updates, eine kurze Chatnachricht zu spannenden Insights oder auch die Möglichkeit sich über den Videocall öfter als vor der Krise „Face to Face zu sehen“ werden aktiv genutzt. Das ist auf jeden Fall etwas, das wir auch nach der Zeit von Corona für das daily business beibehalten werden.

Autorin: Sabrina Parisi